Posted on

Если вы надеетесь улучшить свое резюме или просто лучше выполнять свою текущую работу, изучение (и овладение) следующими 10 навыками помогут вам достичь этого.

Помощники администратора играют важную роль в каждой крупной компании.

Если вы заинтересованы в развитии своих навыков и хотите знать, какие из них наиболее важны для вашей карьере — дочитайте до конца.

Навыки помощника администратора на рабочем месте

Помощники по административным вопросам работают в быстро меняющейся среде, требующей разнообразных навыков.

Этот список ключевых навыков показывает, какие способности наиболее необходимы вам для достижения успеха на работе (обратите внимание, что они также хорошо смотрятся в резюме, если вы ищете работу).

1. Тайм-менеджмент
Во-первых, ключевыми являются навыки тайм-менеджмента. Вы должны уметь управлять своим временем, ведь каждый день вам нужно выполнять десятки задач.

Вам необходимо определить, какие задачи являются срочными, и точно оценить, сколько времени займет выполнение каждой из них.

Вы должны организовать свой день так, чтобы вы могли выполнять свои задачи, имея гибкость для выполнения неожиданной работы. Например, вам нужно отвечать на телефонные звонки, отвечать на электронные письма, принимать доставки и решать возникающие проблемы.

Помощники администратора также часто несут ответственность за управление временем других сотрудников. Вы должны назначать встречи, планировать мероприятия и управлять административными календарями, иначе дела наступит беспорядок.

2. Организационные навыки
Организация идет рука об руку с тайм-менеджментом. Без сильных организаторских навыков вам будет сложно хорошо распоряжаться своим временем. Такие навыки применимы к работе по-разному.

Как помощник по административным вопросам вы, вероятно, будете отвечать за организацию оффлайн задач, таких как:

  • оформление документации
  • офисные принадлежности
  • электроника

Вам также, вероятно, придется управлять онлайн задачами, такими как:

  • проверка и отправка электронной почты
  • работа с электронными документами
  • работа с цифровыми данными

Организованность сэкономит ваше время, и поможет всем в компании выполнять свою работу.

3. Решение проблем
Как помощнику администратора вам нужны отличные навыки решения проблем. Администраторы хотят, чтобы помощники принимали информированные и решительные меры при возникновении проблем. Многие из этих решений следует принимать самостоятельно.

Руководители не хотят тратить свое время, отвечая на бесконечные вопросы и ценят тех, кто проявляет инициативу.

Помощники администраторов также часто являются связующим звеном между администраторами и людьми, обслуживаемыми организацией, такими как клиенты, заказчики или пациенты.

Если вы разовьете сильные навыки решения проблем и научитесь решать проблемы самостоятельно, вы докажете свою ценность.

4. Внимание к деталям
Навыки помощника администратора включают многозадачность.
Вы должны попытаться предотвратить определенные проблемы до того, как они возникнут. Лучший способ сделать это — уделять пристальное внимание деталям.

Двойная проверка документов, счетов, квитанций, календарей, сведений о мероприятиях, почтовых адресов и другой важной информации избавит вас от проблем в дальнейшем.

Пристальное внимание к деталям также помогает продемонстрировать надежность. Если вы уделяете внимание деталям, ваш босс будет доверять вам и ему не потребуется пристально следить за вами.

Точно так же клиенты и деловые партнеры ценят внимание к деталям, потому что это хорошо отражается на всей вашей компании. Когда все мелкие детали обрабатываются без проблем, ваш бизнес кажется скрупулезным и сосредоточенным на предоставлении наилучшего обслуживания.

5. Адаптивность.
Чтобы развить ключевые навыки, чтобы стать успешным вы должны уметь адаптироваться.

Помощники администратора также используют современные технологии каждый день, которые быстро меняются. Вы должны уметь адаптироваться к изменениям, научившись использовать новое программное обеспечение и устройства.

Удобно делать понятные и привычные действия, но в долгосрочной перспективе это не поможет вашей карьере.

Навыки для резюме помощника администратора при поиске работы

Этот список навыков особенно полезен для соискателей. Используйте его, чтобы составить резюме помощника администратора и произвести впечатление на менеджеров по найму, когда вы подаете заявку на новую должность.

1. Письменное сообщение
Администраторы должны справляются с большим объемом письменного общения. Вы будете отвечать за написание электронных писем, писем, служебных записок, отчетов и других документов.

Поскольку эта способность также является частью подачи заявки на работу, продемонстрируйте свои письменные коммуникативные навыки в своем резюме.

Используйте свое резюме и сопроводительное письмо, чтобы показать и сообщить потенциальным работодателям, что у вас сильные письменные коммуникативные навыки.

Поэтому убедитесь, что резюме и сопроводительное письмо хорошо написаны и не содержат ошибок. Сюда входят орфографические ошибки, а также ошибки пунктуации и грамматики.

Если в вашем резюме или сопроводительном письме есть ошибка, потенциальные работодатели сочтут, что вы не разбираетесь в деталях.Они могут подумать, что вы будете допускать ошибки и на должности помощника по административным вопросам.

2. Технические навыки
Помощник по административным вопросам консультируется со своим начальником, прежде чем он приступит к выполнению следующего задания
Администраторам нужны хорошие навыки работы с людьми.
Технологии играют важную роль в повседневной работе большинства помощников по административным вопросам.

Чтобы добиться успеха в качестве помощника администратора, вы должны уметь грамотно ориентироваться:

  • почтовые платформы (например, Gmail и iCloud Mail)
  • программное обеспечение для обработки текстов (например, Google Docs)
  • программное обеспечение для работы с электронными таблицами
  • базы данных
  • цифровые календари

И многое другое, в зависимости от конкретной работы.

Вот почему важно подчеркнуть в своем резюме ваши технические навыки. Не забудьте добавить технические навыки в раздел навыков резюме.

Чем больше приложений вы укажете, тем более технически подкованным вы будете выглядеть. Организациям нужны помощники-администраторы, которые хорошо разбираются в современных технологиях и могут быстро научиться использовать новые программы.

3. Вербальное общение
Коммуникативные навыки административных помощников имеют ключевое значение — они помогают им передавать информацию внутри и за пределами компании и поддерживать нормальный бизнес.

Вы должны уметь говорить ясно и легко для понимания других.

Если вас неправильно поняли или вы не поняли, это вызовет проблемы. Таким образом, вы должны научиться быть прямым и убедительным, оставаясь вежливым и профессиональным.

Помимо перечисления коммуникативных навыков в вашем резюме и сопроводительном письме, продемонстрируйте эти таланты во время телефонных звонков и на собеседованиях.

Отличное личное общение зависит от многих факторов, таких как громкость, тон голоса, выбор слов и скорость речи.

4. Эмоциональный интеллект
Как помощник по административным вопросам вы часто будете взаимодействовать с широким кругом людей в своей компании.

Вы должны общаться с сотрудниками высшего звена, такими как генеральный директор, и другими, например дворниками и курьерами.

Общение с широким кругом людей требует эмоционального интеллекта и навыков межличностного общения. Вы должны продемонстрировать, что у вас есть навыки работы с людьми, необходимые для понимания и работы с разными коллега на разных должностях.

Если вы работаете на рынке труда, в резюме приведите примеры своего эмоционального интеллекта. Подробно объясните их в сопроводительном письме и будьте готовы обсудить их во время интервью.

5. Приоритизация
Как упоминалось ранее, чтобы быть помощником администратора, вы должны расставить приоритеты по важности. Расстановка приоритетов важна для эффективного управления временем, тем более что вы будете выполнять очень много задач.

Приоритизация также связана со способностью адаптироваться и решать проблемы. Это потому, что задачи, которые вы должны расставить по приоритетам, постоянно меняются и могут возникнуть неожиданно.

Выводы

Теперь, когда вы знаете, какие навыки резюме помощника администратора необходимы для получения желаемой должности. Примените эти знания на практике. Выберите один из наших шаблонов резюме и создайте собственное резюме помощника администратора, просто вставив свою информацию.

Если вы ищете более быстрый вариант, наш бесплатный конструктор резюме создаст резюме за считанные минуты.