Объяснительная записка — это письменный документ, который служит для объяснения ситуации, предоставления информации или выражения своей позиции по какому-либо вопросу. Используется как инструмент для урегулирования разных конфликтных ситуаций между работником и работодателем.
Для чего нужна объяснительная записка
Согласно трудовому кодексу, начальник не может просто так наказать/оштрафовать сотрудника за проступок. Сначала он должен запросить письменное объяснение.
Это может быть как объяснение своих действий, если ошибку допустили лично вы, так и взгляд со стороны. Взгляд со стороны необходим, когда в конфликте замешано несколько участников. В таком случае руководитель просит подробно описать, кто за что отвечал и что в итоге произошло. Составить записку нужно в течение двух рабочих дней.
Если бунтарь внутри вас решит проигнорировать такое требование, спустя два дня, работодатель вправе применить такие меры, как замечание, выговор или даже увольнение. Поэтому лучше попробовать объяснить причины сложившейся ситуации.
Основные правила
Написание объяснительной записки требует внимания к деталям и умения чётко выражать свои мысли. Далее рассмотрим ключевые правила, которые помогут создать грамотное и убедительное письмо.
Написать можно как от руки, так и в электронном формате.
Используйте простой и понятный язык, чем проще и понятнее ваша записка, тем лучше.
Избегайте лишней детализации, она может затруднить восприятие и вызвать раздражение.
Даже если ситуация эмоционально насыщена, старайтесь поддерживать нейтральный тон.
Подбирайте слова так, чтобы исключить двусмысленность, она не сыграет вам на руку.
Перед отправкой обязательно проверьте записку на наличие ошибок, они могут отразиться на репутации.
Будьте логичны и последовательны.
Запросите взгляд со стороны. Это поможет выявить недочёты, которые могут быть не очевидны для вас.
Пишем объяснительную записку
Для начала необходимо определить, кому она будет направлена и чётко сформулировать цель записки. Несмотря на то, что объяснительная составляется в произвольной форме, не стоит пренебрегать оформлением. Запись должна выглядеть аккуратно, и структурировано.
В первую очередь, в правом верхнем углу, пишем наименование должности руководителя и организации:
Директору ООО «Rezume-online»
Иванову И.И.
Затем, в третьей строке, указываем данные составителя. Должность и фамилию:
От менеджера по продажам
Петрова П.П.
По центру размещаем название документа:
Объяснительная
Тут же можно указать тему объяснительной, например:
Об отсутствии на рабочем месте / О причине аварии и т.д.
Этот пункт не обязателен, тема в любом случае будет раскрыта в теле письма.
Начинается основная часть, в которой сотрудник кратко, но ёмко описывает причины нарушения. Изложите существенные детали ситуации. Подкрепите их аргументацией и обоснованием своей позиции. Старайтесь поддерживать ясность и лаконичность, избегая излишней детализации. Важно подчеркнуть справедливость своей позиции. Например:
25 декабря 2023 года пришёл на работу в 8 часов 50 минут, в то время как рабочий день начинается в 8:00. Это связанно с тем, что маршрутный автобус №87, на котором я ежедневно езжу на работу, сломался на середине маршрута. Я тут же вызвал такси, чтобы максимально быстро добраться на работу. Т.к. время вызова выпало на час-пик, машина ехала дольше обычного.
Подведите итог сообщения, по возможности приложите документы, подтверждающие достоверность ваших слов. В нашем примере это будет выглядеть так:
В подтверждение прикладываю материалы электронных СМИ о поломке автобуса Nº87 и скриншот вызова из личного кабинета оператора-такси.
В других случаях подтверждением могут стать:
Справка от врача
Справка о ДТП
Документы из УК и прочие.
Заканчивается объяснительная записка датой написания, с левой стороны, и подписью автора, с правой стороны документа.
Всё, распечатываем в 2 экземплярах, один отправиться к начальству, второй останется у вас.
После того как руководитель ознакомится со всеми нюансами, будет принято решение. Если причины проступка окажутся недостаточно вескими, то последует дисциплинарное взыскание, которое, в случае несогласия, сотрудник может обжаловать в суде или в государственной инспекции труда. Но возможен в случае, когда сотрудник действительно стали заложником ситуации, вероятней всего, руководство отнесётся к этому с пониманием и наказания не последует.
